教学档案管理工作规范
教学档案管理是衡量学院教学管理水平和教育质量的重要标志之一，为规范教学档案管理工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学院档案管理办法》、《高等学院档案工作规范》和《高等职业学院、高等专科学院和成人高等学院教学管理要点》，结合学院实际，特制定本规范。
一．档号的编制
（一）档号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，同一档案部门不得重号。
（二）档号结构与模式
档号主体包括年度号、分类号、案卷号三个部分, 档号的基本模式为：学年号—分类号—案卷号，考虑到教学系统内部各部门间档案的区分和可能出现的同一案卷有多个文件的情况，扩展成“全宗号 学年号—分类号—案卷号—件号”形式。
如档号为CJX （2012-2013）—JX11—01-1的案卷中，“CJX”为全宗号，“2012-2013”为学年号，“JX11”为分类号，“01”为案卷号，“1”为件号。图示如下：
（三）全宗号：用三个汉语拼音字母表示。信息工程学院为“XXY”、建筑工程学院为“JZY”、思想政治教学部为“SZB”、公共基础教学部为“JCB”。
（四）学年号：由阿拉伯数字组成，表示学年。
（五）分类号：分类号是档号的主体，根据学院教学档案特点，分类号一般由一、二级类目代号组成。
1.一级类目标识：教科处、各专业系部有关教学管理和教学实践活动中形成的文件材料一级类目均以“JX” 标识。
2.二级类目设置及标识：二级类目是对一级类目的细分，根据学院教学档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，教学档案二级类目的设置和标识分别为：综合管理（JX11）、教学运行（JX12）、专业建设（JX13）、课程建设（JX14）、实习基地建设（JX15）、教材建设（JX16）、教学评价与质量监控（JX17）、学籍管理（JX18）考试管理（JX19）、教学研究（JX20）、师资队伍（JX21）。
（六）案卷号：案卷号是二级类目内的顺序号，由两位阿拉伯数字组成，按01、02、…方式顺序编号，同一案卷号的档案内容性质必须相同。
（七）件号：同一案卷有多个文件的，在案卷号后面加件号1、2、…标识，只有一个文件时不标识件号。
二．教学类档案归档指导性类目
（一）教学档案保管期限分为永久、定期(十年或五年)，划定的原则是：
1.凡是反映学院教学管理工作重大事件、重要工作，具有长远利用和参考价值的档案，列为永久保存。
2.凡在一定时期内学院进行各项工作需要利用的档案，根据情况可列为定期保存。期限为十年。
3.介于永久与定期十年两种保管期限之间的档案，一律按定期五年期限划定。
（二）《教学类档案归档指导性类目》见附表。
附表 教学类档案归档指导性类目
序号 | 二级类目 | 档案内容及案卷号 | 归档单位 | 保存期限 |
1 | 综合管理（JX11） | 01 上级文件（有关教学管理工作的方案、规章制度的各类文件，含学院教学发展规划等） | 教科处、专业系部 | 永久 |
02 教学文件（含校历等） | 教科处、专业系部 | 永久 | ||
03 教学工作计划与工作总结 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
04 教学工作安排（通知等） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
05 教学改革会议（会议记录等） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
06 呈报上级机关的有关报告、请示等材料 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
07 学院建设发展规划（含专业、实训基地、师资队伍、质量工程、特色专业等规划） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
08 学生成果（学生参加各级各类科技大赛材料及成果、双证书获取情况） | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
09 教学管理规章制度 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
10 教学工作会议、教学例会记录 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
11 教研室活动、讲座、业务学习活动记录及相关材料 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
12 其它 | 教科处、专业系部 | |||
2 | 教学运行（JX12） | 01 人才培养方案执行情况（变更申请及批复） | 教科处、专业系部 | 永久 |
02 教学任务（教学任务安排表） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
03 教学进程（理论课及实践课教学进程表） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
04 授课计划 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
05 教学过程（理论课及实践课变更申请、审批表、教师调课记录等） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
06 教学安排（课程总表、开课情况总结等）； | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
07 教室、实训室（实训基地）等的分配情况 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
08 其它 | 教科处、专业系部 | |||
3 | 专业建设（JX13） | 01 专业建设规划（含建设规划及新增专业申报材料，审批材料，专业指导委员会材料，专业调整、改革、合并申报材料） | 教科处、专业系部 | 十年 |
02 专业建设规范 | 教科处、专业系部 | 永久 | ||
03 人才培养方案（制订的形成性材料，包括研讨会记录、社会调查研究报告及毕业生跟踪调查材料等） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
04 专业设置情况 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
05 特色专业、重点专业建设、申报材料 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
06 其它 | 教科处、专业系部 | |||
4 | 课程建设（JX14） | 01 课程建设规划 | 教科处、专业系部 | 十年 |
02 课程建设规范 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
03 各级课程建设与评估的申报、立项建设、验收材料 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
04 课程标准 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
05 选修课（选修课开设、申报及批准材料等，教学任务书、授课情况等） | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
06实践指导书 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
07 校企合作开发课程及教材 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
08 主讲教师配备情况一览表 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
09 基础性课程和实践性课程教师配备情况一览表 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
10 其它 | 教科处、专业系部 | |||
5 | 实习基地建设（JX15） | 01 实训室建设规划（含实训基地申报、审批及建设材料、实训室新建、改建、扩建报告等） | 教科处、专业系部 | 十年 |
02 院内实训实训基地（建设情况院内实训场所及附属用房平面图纸和建设总结等） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
03 院外实训基地（协议书、年度运行记录和统计等） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
04 实训基地制度及执行（实训基地规章制度、实训室设备使用和维修情况材料、仪器设备申购报告、仪器设备调试验收报告、仪器设备丢失、损坏赔偿记录本、实训实训室开放记录和运行记录等相关材料 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
05 仪器设备（实训实训室仪器设备清单） | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
06 顶岗实习材料 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
07 其它 | 教科处、专业系部 | |||
6 | 教材建设（JX16） | 01 教材建设规划（含建设规划、各级教材建设项目申报材料、立项建设、验收评审材料） | 教科处、专业系部 | 十年 |
02 教材开发及成果（校本教材申报、批准材料，出版教材情况、各级教材成果奖评奖材料及结果等） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
03 电子教材（网络课程、多媒体课件建设材料） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
04 教材使用(征订单、各专业选用教材目录及样书，教材发放登记等) | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
05 其它 | 教科处、专业系部 | |||
7 | 教学评价与质量监控（JX17） | 01 各类教学专项评价材料（如：优秀教案、优秀课件评比等） | 教科处、专业系部 | 十年 |
02 教学检查文件、记录、总结，教学评估（评价）与评奖申报材料与结果公布文件 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
03 教学巡查资料（巡查记录表、巡查通报等） | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
04 学生座谈会资料 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
05 教学事故处理 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
06 学生评教 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
07 教师月工作量 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
08 专任教师考核 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
09 听课记录 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
10 其它 | 教科处、专业系部 | |||
8 | 学籍管理（JX18） | 01 学籍异动（休学、复学、转学、退学等） | 教科处、专业系部 | 十年 |
02 毕业生资格审定 | 教科处 | 十年 | ||
03 毕业生名册 | 教科处 | 十年 | ||
04 学生奖惩情况 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
05 在校生名册 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
06 教学基本信息资料（专业、班级、人数等） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
07 毕业证书发放，学历证明等材料 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
08 其它 | 教科处、专业系部 | |||
9 | 考试管理（JX19） | 01 考试安排及执行（考试安排表及考场记录、考试情况通报等） | 教科处 | 五年 |
02 试题及评分（考试试卷、评分标准、参考答案、试卷评阅及试卷分析等） | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
03 成绩管理（考试考查成绩登记表及学生成绩一览等） | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
04 缓考、免考申请材料、取消考试资格材料 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
05 过级考试（计算机等级、英语AB级、英语四六级等考试报名材料、考试成绩单等） | 教科处 | 五年 | ||
06 其它 | 教科处、专业系部 | |||
10 | 教学研究（JX20） | 01 各级教育教学改革计划项目申报、立项、检查及验收材料、教学成果奖、优秀多媒体课件申报材料及结果公布文件 | 教科处 | 十年 |
02 教研室教研活动、学术活动等记录 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
03 学术论文（发表教学科研论文统计表及论文复印件） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
04 教育思想（开展教育思想学习与讨论的有关材料） | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
05 教师业务档案 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
06 其它 | 教科处、专业系部 | |||
11 | 师资队伍（JX21） | 01 师资建设规划，教师进修、培训计划 | 教科处 | 十年 |
02 院内专任教师名单、院内兼课教师名单、院外兼职教师名单、院外兼课教师名单 | 教科处、专业系部 | 五年 | ||
03 教室业务档案 | 专业系部 | 十年 | ||
04 教教师获奖情况 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
05 教师考核材料 | 教科处、专业系部 | 十年 | ||
06 其他 | 教科处、专业系部 |
三．其他
本规范自颁布之日起开始实施，由教科处负责解释。
